FPCB 제조사에서 견적 하나를 처리하는 데 걸리는 시간을 측정해봤다.
기존 프로세스: 3일에서 7일
영업 담당자가 이메일로 도면을 받는다. 거버 파일을 열어서 레이어 수, 홀 수, 보드 사이즈를 눈으로 파악한다. 30분에서 1시간. 같은 스펙도 매번 처음부터 한다.
그 다음 공장에 전화한다. "이 스펙 가능해? 납기 얼마나 걸려?" 공장 담당자가 바로 답할 수도 있고, 반나절을 기다려야 할 수도 있다. 이 단계에서 전체 프로세스가 블로킹된다.
공장 확인이 끝나면 엑셀로 단가를 산출하고, 워드로 견적서를 만들고, PDF로 변환해서 이메일로 보낸다. 30분에서 1시간.
고객은 3일에서 7일을 기다린다. 그 사이에 다른 업체에서 먼저 견적이 오면, 거기로 간다.
병목 분석: 3개
이 프로세스를 뜯어봤다. 핵심 병목이 3개였다.
- 도면 분석의 반복 수작업: 같은 유형의 도면도 매번 눈으로 스펙을 읽는다
- 공장 확인의 전화 대기: 영업이 공장에 전화해서 기다리는 시간이 전체를 블로킹한다
- 견적서 작성의 수동 포맷팅: 확정된 단가를 다시 워드에 입력하고 PDF로 변환한다
그리고 보이지 않는 병목이 하나 더 있었다. 고객 히스토리가 영업 담당자 머릿속에만 있다는 것. 이 사람이 퇴사하면, 고객 관계가 통째로 사라진다.
AI 자동화 적용
AI가 거버 파일을 자동으로 분석하게 했다. 레이어 수, 홀 수, 보드 사이즈, 소재, 표면 처리까지 10초에 추출한다. 영업 담당자는 AI가 뽑은 스펙을 확인만 하면 된다.
공장 확인은 전화 대신 시스템으로 바꿨다. 확인 요청이 시스템에 들어오면, 공장 담당자가 버튼 3개 중 하나를 누른다. 가능, 조건부, 불가. 기록이 자동으로 남으니 구두 분쟁도 사라졌다.
견적서는 확정된 단가를 넣으면 자동으로 생성된다. 원클릭 발송.
모든 고객 이력은 시스템에 축적된다. 담당자가 바뀌어도 이전 대화, 이전 견적, 이전 샘플 이력이 전부 남아 있다.
결과
- 견적 응답 시간: 3~7일에서 당일로
- 같은 인원 처리량: 5배
- 마진 누수: 일관된 룰 기반 단가로 15% 개선
- 구축 기간: 5일 (상담 1시간, 설계 1일, 개발 3일, 폴리싱 1일)
그리고 속도 자체가 신뢰 신호가 됐다. 당일에 견적이 오는 업체와 일주일 뒤에 오는 업체. 고객 입장에서 어디를 선택하겠는가.
영업 담당자가 수작업에 쓰던 시간의 80%가 사라졌다. 그 시간을 고객 관계 관리와 신규 영업에 쓸 수 있게 됐다.